ماده 1: کلیات و اهداف
این دستورالعمل بهمنظور ساماندهی فرآیند پایان همکاری، انتقال دانش و تحویل وظایف، جلوگیری از بروز اختلال در امور جاری سازمان و حفظ حقوق طرفین تدوین شده است. اجرای این دستورالعمل برای کلیه کارکنانی که به هر دلیل از همکاری با شرکت خارج میشوند، الزامی است.
ماده 2: شرایط و الزامات فرآیند پایان همکاری
2.1. شرایط مشمول این دستورالعمل
این دستورالعمل شامل تمامی موارد پایان همکاری ازجمله استعفا، اتمام قرارداد، تعدیل، اخراج و بازنشستگی میشود.
2.2. زمان اعلام و اجرای فرآیند خروج از شرکت
- در صورت استعفا یا عدم تمدید قرارداد توسط کارمند، وی موظف است حداقل دو ماه قبل از پایان همکاری، درخواست خود را بهصورت مکتوب ارائه دهد.
- در صورتی که شرکت قصد عدم تمدید قرارداد را داشته باشد، موظف است حداقل یک ماه قبل، کارمند را مطلع سازد.
- کارمند موظف است در ۱۰ روز کاری پایانی، کلیه امور انتقالی را انجام داده و تاییدیههای مربوطه را اخذ نماید.
ماده 3: وظایف کارمند در فرآیند پایان همکاری
3.1. تحویل مستندات کاری و دانش سازمانی
کارمند موظف است کلیه مستندات مرتبط با فعالیتهای خود را دستهبندی و به نفر جایگزین یا مدیر واحد تحویل دهد.
این مستندات شامل موارد زیر است:
- واحد مهندسی، فنی و تحقیق و توسعه (R&D):
- کلیه فایلهای PCB، SCH، Schematic، AutoCAD، نقشههای فنی، مستندات طراحی، سورسکدها و تحلیلهای پروژهها
- مستندات تست، مشخصات فنی قطعات و دانش فنی اختصاصی
- اطلاعات فنی و طراحی نرمافزارها و سختافزارهای تحت توسعه
- واحد حسابداری و مالی:
- فایلهای اکسل، گزارشات مالی، اسناد حسابداری، حقوق و دستمزد، بیمه و مالیات
- مستندات مربوط به صورتحسابها، فاکتورها، قراردادهای مالی
- رویههای ثبت اسناد، بستن حسابها و کنترل هزینهها
- واحد منابع انسانی:
- اطلاعات پروندههای پرسنلی، قراردادها، فرمهای ارزیابی و مستندات مرتبط با فرآیندهای HR
- لیست مزایا، محاسبات سنوات و حقوق معوقه
- واحد بازرگانی، فروش و بازاریابی:
- اطلاعات مشتریان، قراردادهای فروش، مکاتبات تجاری
- استراتژیهای بازاریابی و کمپینهای اجراشده
- واحد IT و توسعه نرمافزار:
- مستندات زیرساخت شبکه، نرمافزارهای توسعهیافته، دیتابیسها، لاگهای امنیتی
- اطلاعات مربوط به رمزهای عبور، دسترسیهای سیستمی، اکانتهای کاری
3.2. آموزش و انتقال وظایف به نفر جایگزین
- کارمند موظف است حداقل ۱۰ روز کاری قبل از ترک سازمان، نفر جایگزین را آموزش دهد.
- در صورت عدم تعیین نفر جایگزین، کارمند موظف است کلیه وظایف خود را مکتوب کرده و به مدیر مستقیم تحویل دهد.
- تأییدیه کتبی از نفر جایگزین در مورد دریافت اطلاعات و آموزشهای لازم الزامی است.
3.3. تحویل اموال و تجهیزات سازمانی
کارمند موظف است قبل از پایان همکاری، کلیه اموال، ابزار، تجهیزات و مستندات شرکت را تحویل دهد. این موارد شامل:
- لپتاپ، کامپیوتر، موبایل شرکتی
- کارت ورود و خروج، کلیدهای اداری
- مستندات و دادههای الکترونیکی یا فیزیکی
- نرمافزارهای تحت مجوز سازمان
🔹 واحد IT موظف به بررسی و ثبت تحویل تجهیزات دیجیتال کارمند میباشد.
🔹 واحد منابع انسانی موظف به بررسی و ثبت تحویل مستندات کارمند میباشد.
3.4. تکمیل فرم تسویه حساب
- کارمند موظف است فرم تسویه حساب مالی، اداری و فنی را تکمیل کرده و امضاهای مربوطه را از واحدهای مالی، اداری، فناوری اطلاعات، منابع انسانی و مدیر مستقیم دریافت نماید.
- واحد مالی موظف است کلیه مطالبات، معوقات، سنوات و کسورات مالی کارمند را محاسبه و تعیین تکلیف نماید.
- در صورت عدم انجام صحیح این فرآیند، شرکت مجاز است تضمینات ارائهشده (سفته، چک و…) را نگه داشته و تسویه نهایی را به تعویق بیندازد.
3.5. پشتیبانی پس از خروج (در موارد خاص)
- در برخی موارد خاص، کارمند موظف است پس از ترک سازمان، در صورت لزوم و طبق قرارداد، تا ۱ تا ۳ سال به پرسشهای مرتبط با پروژههای واگذار شده پاسخ دهد.
- در واحد حسابداری و مالی، این پشتیبانی ممکن است تا ۴ سال ادامه داشته باشد.
ماده 4: پیامدهای عدم رعایت دستورالعمل پایان همکاری
🔹 در صورت تخلف از این دستورالعمل، شرکت حق انجام اقدامات زیر را دارد:
| تخلف | اقدام قانونی و اجرایی |
|---|---|
| عدم تحویل مستندات و اطلاعات کاری | ضبط تضمینات، کسر از حقوق، اقدامات حقوقی |
| عدم تحویل تجهیزات و اموال سازمانی | کسر هزینهها از مطالبات، شکایت قانونی |
| عدم انجام آموزش یا مستندسازی وظایف جایگزین | تأخیر در تسویه حساب، ضبط ضمانتها |
| ترک سازمان بدون رعایت بند 6 (اطلاع زودهنگام) | جریمه مالی، ثبت در پرونده پرسنلی |
ماده 5: نظارت و اجرای دستورالعمل
- نظارت بر اجرای این دستورالعمل بر عهده مدیریت منابع انسانی و واحد مالی خواهد بود.
- واحد منابع انسانی موظف است چکلیست فرآیند خروج کارکنان را تهیه و اجرا کند.
- کلیه کارکنان موظف به رعایت این دستورالعمل هستند و هرگونه عدم همکاری، منجر به اعمال مجازاتهای مندرج در ماده 4 خواهد شد.
ماده 6: نکات پایانی
- این دستورالعمل از تاریخ [تاریخ تصویب] لازمالاجرا بوده و برای کلیه کارکنان سازمان الزامی است.
- هرگونه اصلاح یا تغییر در این دستورالعمل، تنها با تصویب مدیریت سازمان و اطلاعرسانی کتبی قابل اجرا خواهد بود.
- کارکنان موظف به امضای فرم پذیرش این دستورالعمل در بدو همکاری هستند.
📌 یادآوری:
اجرای صحیح این دستورالعمل، علاوه بر جلوگیری از ایجاد اختلال در سازمان، موجب حفظ اعتبار حرفهای و حسن سابقه کارکنان خواهد شد.