آییننامه و دستورالعمل اجرایی تحویل و استفاده از گوشی موبایل سازمانی شماره سند JBR-HR-REG-010
با هدف مدیریت صحیح و شفافسازی فرآیندهای تحویل، بهرهبرداری، نگهداری و بازپسگیری گوشیهای موبایل و سیمکارتهای سازمانی، این آییننامه و دستورالعمل اجرایی تدوین گردیده است.
الف) آییننامه تحویل گوشی موبایل به پرسنل
1. هدف
- تعیین شرایط و ضوابط تحویل گوشی موبایل به پرسنل جهت انجام وظایف شغلی.
- صیانت از اموال سازمانی.
- تعیین مسئولیتهای کاربران در قبال استفاده از گوشیهای موبایل شرکت.
2. دامنه شمول
این آییننامه شامل کلیه کارکنانی است که بنا بر تشخیص مقام یا واحد مسئول، به منظور انجام وظایف شغلی به گوشی موبایل و سیمکارت سازمانی نیاز دارند.
3. اصول کلی
- اصل ضرورت: تجهیزات صرفاً برای انجام وظایف شغلی واگذار میشود.
- اصل کفایت و تناسب: نوع و مدل گوشی و سیمکارت تحویلی، متناسب با سطح شغلی، نیاز کاری و بودجه سازمان تعیین میگردد.
- اصل مسئولیتپذیری: کاربر موظف به نگهداری صحیح از تجهیزات و لوازم جانبی تحویلی است.
- اصل پاسخگویی: در صورت بروز هرگونه مشکل، خرابی یا مفقودی، پرسنل موظف به اطلاعرسانی فوری به واحد فناوری اطلاعات (IT) میباشند.
- اصل استفاده مجاز: استفاده از گوشی و سیمکارت فقط در چارچوب امور شغلی مجاز است و هرگونه استفاده غیرمرتبط ممنوع میباشد.
- اصل استرداد: کاربر موظف است در پایان همکاری یا به درخواست شرکت، تجهیزات را در وضعیت سالم بازگرداند.
4. مسئولیت نظارت
واحدهای فناوری اطلاعات (IT) و منابع انسانی مسئول نظارت بر حسن اجرای این آییننامه میباشند.
5. تخلفات
عدم رعایت مفاد این آییننامه، تخلف محسوب شده و مطابق با آییننامه انضباطی سازمان، مشمول اقدامات انضباطی خواهد بود.
ب) دستورالعمل اجرایی تحویل گوشی موبایل به پرسنل
1. مراحل اجرایی
1.1. تشخیص نیاز: مقام مسئول، ضرورت شغلی فرد برای دریافت گوشی و سیمکارت را بررسی و تأیید میکند.
1.2. تکمیل فرم تحویل: فرم مخصوص توسط واحد IT تهیه و توسط کاربر و نماینده شرکت امضا میشود.
1.3. تحویل تجهیزات: گوشی موبایل، سیمکارت و لوازم جانبی مانند شارژر و هندزفری تحویل داده میشود.
1.4. ثبت اطلاعات: مشخصات تجهیزات تحویلی و اطلاعات کاربر در سیستم ثبت میگردد.
1.5. استرداد تجهیزات: در پایان دوره همکاری یا بر اساس درخواست شرکت، تجهیزات با تکمیل «فرم استرداد تجهیزات» بازپس گرفته میشود.
2. فرم تحویل تجهیزات
الف) اطلاعات پرسنلی:
- نام و نام خانوادگی
- شماره پرسنلی
- واحد سازمانی
- سمت شغلی
ب) اطلاعات تحویلدهنده:
- نام و نام خانوادگی —————————– شرکت : ————————–
- واحد سازمانی
- سمت شغلی
ج) مشخصات تجهیزات:
- گوشی موبایل: مدل، شماره سریال، رنگ، وضعیت فیزیکی
- سیمکارت: شماره، نوع، مالکیت (شرکت/کارمند)، اپراتور، PIN1، PIN2، PUK1، PUK2
- لوازم جانبی: شارژر، هندزفری، کابل USB، قاب محافظ، سایر لوازم
3. شرایط استفاده
- استفاده کاری: گوشی و سیمکارت صرفاً برای امور شغلی قابل استفاده هستند.
- تماس شخصی: استفاده محدود و ضروری از تماس شخصی در ساعات اداری مجاز است.
- داده و اینترنت: استفاده غیرشغلی از داده تلفن همراه ممنوع میباشد.
- نصب نرمافزار: نیازمند هماهنگی و تأیید واحد فناوری اطلاعات.
- امنیت اطلاعات: حفظ محرمانگی اطلاعات سازمان الزامی است.
- عدم واگذاری: واگذاری تجهیزات به اشخاص ثالث اکیداً ممنوع است.
4. مسئولیت خسارت
- کاربر در قبال خسارات ناشی از سهلانگاری یا استفاده ناصحیح مسئول است.
- نحوه جبران خسارت شامل پرداخت نقدی یا کسر از حقوق خواهد بود و مطابق با مقررات شرکت تعیین میگردد.
ضمیمه (الف): گواهی اطلاعرسانی و پذیرش آییننامه
اینجانب با مطالعه کامل مفاد آییننامه و دستورالعمل اجرایی فوق، مفاد آن را پذیرفته و متعهد به رعایت کامل آن میباشم.
| نام و نام خانوادگی تاریخ امضا | |
فرم رسمی تحویل تجهیزات (گوشی موبایل و سیمکارت)
بخش اول: اطلاعات پرسنلی
تحویلگیرنده (کارمند):
- نام و نام خانوادگی: ……………………………………………………
- شماره پرسنلی: ……………………………………………………
- واحد سازمانی: ……………………………………………………
- سمت شغلی: ……………………………………………………
تحویلدهنده (نماینده شرکت):
- نام و نام خانوادگی: ……………………………………………………
- واحد سازمانی: ……………………………………………………
- سمت شغلی: ……………………………………………………
بخش دوم: مشخصات تجهیزات تحویلی
1. گوشی موبایل:
- مدل: ……………………………………………………
- شماره سریال: ……………………………………………………
- رنگ: ……………………………………………………
- وضعیت فیزیکی هنگام تحویل: ☐ سالم ☐ دارای نقص (توضیح: ……………………………)
2. سیمکارت:
- شماره: ……………………………………………………
- نوع: ☐ اعتباری ☐ دائمی
- مالکیت: ☐ شرکت ☐ شخصی
- اپراتور: ……………………………………………………
- PIN1: ……….. PIN2: ……….. PUK1: ……….. PUK2: ………..
3. لوازم جانبی تحویلی:
- شارژر: ☐ بله ☐ خیر
- هندزفری: ☐ بله ☐ خیر
- کابل USB: ☐ بله ☐ خیر
- قاب محافظ: ☐ بله ☐ خیر
- سایر لوازم: …………………………………… ☐ بله ☐ خیر
بخش سوم: شرایط استفاده و نگهداری تجهیزات
- استفاده مجاز: استفاده از تجهیزات صرفاً جهت انجام امور شغلی شرکت مجاز است. تماسهای شخصی در ساعات اداری مجاز نمیباشد.
- اینترنت و داده: استفاده از داده سیمکارت برای امور غیرشغلی (مانند تماشای فیلم، بازی آنلاین و شبکههای اجتماعی) ممنوع است.
- نصب نرمافزار: نصب هرگونه نرمافزار فقط با هماهنگی و تأیید کتبی واحد IT شرکت مجاز میباشد.
- امنیت اطلاعات: پرسنل موظف به حفظ اطلاعات محرمانه شرکت میباشند.
- عدم واگذاری: تجهیزات تحویلی به هیچ وجه قابل واگذاری یا استفاده توسط اشخاص ثالث نمیباشد.
- نگهداری صحیح: پرسنل موظف به مراقبت از تجهیزات بوده و باید از ضربه، افتادن، خیس شدن یا هرگونه آسیب جلوگیری نمایند. هرگونه مشکل باید فوراً به واحد IT گزارش شود.
- هزینهها: هزینههای کاری (تماس و پیامک) بر عهده شرکت و هزینههای شخصی بر عهده کارمند میباشد. استفاده شخصی از بسته اینترنت شرکت ممنوع است.
- مسئولیت خسارت: در صورت سهلانگاری یا استفاده نادرست، کارمند ملزم به جبران خسارت بوده و هزینه آن توسط کارفرما تعیین و از حقوق کسر خواهد شد.
- شرایط استرداد: پس از پایان همکاری یا به درخواست شرکت، تجهیزات باید در شرایط سالم بازگردانده شوند.
- فرآیند استرداد: استرداد فقط با تکمیل و امضای “فرم استرداد تجهیزات” رسمی تلقی میگردد.
بخش چهارم: تعهد و امضا
اینجانب …………………………………………، ضمن دریافت تجهیزات ذکرشده، کلیه مفاد فوق را مطالعه کرده، پذیرفته و متعهد به رعایت آنها میباشم. مسئولیت هرگونه خسارت ناشی از تخطی از موارد فوق را به عهده میگیرم.
🗓 تاریخ تحویل: ………………
✍ امضای تحویلگیرنده (کارمند): ……………………………
✍ امضای تحویلدهنده (نماینده شرکت): ……………………………